Paklaring: Isi, Cara Meminta, dan Kapan Benar-benar Dibutuhkan

Paklaring sering disebut sekalian dengan CV dan surat lamaran, padahal posisinya berbeda. CV dan surat lamaran kamu tulis sendiri. Paklaring diterbitkan pihak lain, yaitu perusahaan yang sudah kamu tinggalkan, jadi urusannya sering rumit persis pada saat kamu paling membutuhkannya. Artikel ini disusun dari naskah peraturan dan halaman resmi BPJS Ketenagakerjaan, bukan dari daftar syarat yang saling menyalin di internet.

Apa itu paklaring dan apa yang harus ada di dalamnya

Paklaring adalah nama percakapan untuk surat keterangan kerja yang diterbitkan perusahaan saat hubungan kerja berakhir. Fungsinya menjadi bukti dari pihak ketiga bahwa pengalaman kerja yang kamu tulis di CV memang benar. Karena tidak ada format baku yang ditetapkan pemerintah, isinya berbeda-beda antarperusahaan. Yang membuatnya berguna adalah keberadaan enam keterangan berikut.

• Identitas perusahaan penerbit: nama badan usaha lengkap, alamat, dan kop surat resmi. Tanpa kop, nilainya sebagai bukti hampir hilang.
• Identitas kamu: nama lengkap sesuai KTP, dan kalau ada nomor induk karyawan. Nama harus sama persis dengan nama di kartu peserta BPJS Ketenagakerjaan dan KTP, karena ini yang paling sering bikin klaim ditolak.
• Jabatan terakhir dan unit kerja: sebutkan jabatan resmi, bukan sebutan internal yang hanya dimengerti orang dalam.
• Periode kerja: tanggal mulai dan tanggal berakhir, ditulis lengkap sampai tanggalnya. Menulis tahun saja membuat surat itu tidak berguna untuk menghitung masa kerja.
• Alasan berakhirnya hubungan kerja: mengundurkan diri, kontrak habis, atau pemutusan hubungan kerja. Bagian ini yang membedakan jalur klaim jaminan sosialmu nanti.
• Tanda tangan pejabat berwenang, tanggal, dan stempel: biasanya HR atau pimpinan unit. Tanpa itu, surat mudah dipertanyakan.

Perlu dibedakan dari surat referensi kerja. Paklaring menerangkan fakta administratif, yaitu kamu bekerja di sini, di posisi ini, selama ini. Surat referensi menambahkan penilaian, misalnya kualitas kerja atau rekomendasi untuk posisi tertentu, dan sifatnya sukarela. Untuk keperluan jaminan sosial, yang dipakai adalah yang pertama. Untuk melamar kerja, keduanya berguna, tapi yang benar-benar menjual dirimu tetap CV lamaran kerja dan surat lamaran kerja yang kamu susun sendiri. Paklaring hanya menguatkan, bukan menggantikan.

Tidak ada satu pasal pun yang menyebut kata paklaring

Banyak halaman web menyatakan bahwa perusahaan wajib menerbitkan paklaring berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan. Kami mengunduh naskah resminya dan menelusuri kata demi kata. Klaim itu tidak terbukti. Tidak ada kewajiban menerbitkan surat keterangan kerja bagi pekerja yang berhenti di UU Nomor 13 Tahun 2003, di UU Nomor 6 Tahun 2023 yang mengubahnya, maupun di PP Nomor 35 Tahun 2021 yang khusus mengatur pemutusan hubungan kerja.

Yang benar-benar diwajibkan aturan adalah dokumen lain, yaitu surat pemberitahuan pemutusan hubungan kerja. PP Nomor 35 Tahun 2021 Pasal 37 mengatur bahwa kalau PHK tidak bisa dihindari, maksud dan alasannya harus diberitahukan pengusaha kepada pekerja, dan pemberitahuan itu berbentuk surat.

Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja dibuat dalam bentuk surat pemberitahuan dan disampaikan secara sah dan patut oleh Pengusaha kepada Pekerja/Buruh dan/atau Serikat Pekerja/Serikat Buruh paling lama 14 (empat belas) hari kerja sebelum Pemutusan Hubungan Kerja.- Pasal 37 ayat (3) PP Nomor 35 Tahun 2021

Untuk apa paklaring benar-benar dipakai

Di sinilah kebanyakan artikel keliru. Paklaring sering digambarkan sebagai kunci semua urusan setelah resign, padahal syarat resminya jauh lebih sempit. Tabel berikut memisahkannya, dengan dasar dari peraturan dan halaman klaim resmi.

Satu hal perlu diluruskan tentang kredit. Paklaring membuktikan pekerjaan yang sudah kamu tinggalkan, sedangkan bank menilai kemampuan bayarmu sekarang. Jadi kalau kamu sedang bekerja dan mengajukan kredit, yang diminta hampir selalu surat keterangan karyawan aktif plus slip gaji, bukan paklaring dari kantor lama.

Contoh isi paklaring yang bisa disalin

Karena tidak ada format baku dari pemerintah, banyak perusahaan kecil bingung harus menulis apa, dan permintaanmu tertahan di situ. Menyodorkan draf yang tinggal diisi sering mempercepat prosesnya. Ganti semua bagian dalam kurung siku dengan data sebenarnya, lalu cetak di atas kop surat perusahaan.

• SURAT KETERANGAN KERJA
• Nomor: [nomor surat sesuai penomoran perusahaan]
• Yang bertanda tangan di bawah ini:
• Nama: [nama pejabat yang menandatangani]
• Jabatan: [jabatan pejabat, misalnya HR Manager]
• Perusahaan: [nama badan usaha lengkap]
• dengan ini menerangkan bahwa:
• Nama: [nama lengkap sesuai KTP]
• Nomor Induk Karyawan: [nomor induk karyawan, kosongkan bila tidak ada]
• Nomor Induk Kependudukan: [NIK pada KTP]
• Jabatan terakhir: [jabatan resmi]
• Unit kerja: [departemen atau divisi]
• benar telah bekerja di [nama badan usaha lengkap] terhitung sejak [tanggal, bulan, tahun mulai bekerja] sampai dengan [tanggal, bulan, tahun berakhir], dan berakhir hubungan kerjanya karena [pilih salah satu: pengunduran diri atas permohonan sendiri, berakhirnya perjanjian kerja waktu tertentu, atau pemutusan hubungan kerja].
• Selama bekerja, yang bersangkutan melaksanakan tugas dengan baik dan tidak memiliki kewajiban yang belum diselesaikan kepada perusahaan.
• Surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
• [nama kota], [tanggal surat dibuat]
• [nama pejabat], [jabatan]
• [tanda tangan dan stempel perusahaan]

Cara meminta paklaring supaya tidak menggantung

Waktu terbaik meminta paklaring adalah saat kamu masih punya hubungan baik dan masih ada orang yang mengenalmu di sana. Semakin lama ditunda, semakin besar kemungkinan atasanmu sudah pindah dan tidak ada yang berani menandatangani surat tentang orang yang tidak mereka kenal.

1. Ajukan permintaan tertulis pada saat proses keluar, bukan setelahnya. Selipkan dalam surat pengunduran diri atau saat serah terima pekerjaan, ketika berkasmu masih terbuka di meja HR.
2. Kirim lewat kanal resmi, yaitu email kantor ke HR dengan tembusan ke atasan langsung. Percakapan aplikasi pesan pribadi tidak meninggalkan jejak yang bisa kamu tunjukkan nanti.
3. Sebutkan keperluannya secara spesifik. Kalimat seperti untuk kelengkapan klaim Jaminan Hari Tua di BPJS Ketenagakerjaan jauh lebih cepat diproses daripada permintaan tanpa alasan.
4. Lampirkan draf isinya. Pakai contoh di atas supaya HR tinggal menyunting, bukan menyusun dari nol.
5. Minta tenggat yang wajar dan sebutkan tanggalnya. Misalnya paling lambat pada hari terakhir kerja atau tujuh hari setelahnya.
6. Simpan seluruh jejaknya: email permintaan, balasan, dan bukti pengiriman. Ini modal utama kalau nanti perlu ditagih ulang.
7. Sebelum pergi, pastikan juga dokumen lain sudah di tangan: surat pemberitahuan PHK bila kasusmu PHK, salinan perjanjian kerja, dan slip gaji terakhir.

Kalau perusahaan menolak menerbitkannya

Karena tidak ada pasal yang mewajibkan paklaring, kamu tidak bisa memaksa lewat jalur pidana ketenagakerjaan hanya karena surat itu tidak keluar. Tapi bukan berarti kamu buntu. Urutannya dari yang paling ringan, dan sebagian besar kasus selesai di dua langkah pertama.

1. Cek dulu apakah kamu benar-benar membutuhkannya. Kalau tujuanmu klaim JHT karena usia pensiun atau karena kontrak PKWT habis, Permenaker 4/2022 Pasal 7 hanya meminta kartu peserta dan KTP. Halaman klaim BPJS Ketenagakerjaan menambahkan NPWP untuk peserta dengan saldo di atas Rp 50 juta atau yang pernah mengajukan klaim sebagian. Paklaring tidak ada di daftar mana pun. Banyak orang mengejar surat yang sebenarnya tidak diminta.
2. Kalau kamu terkena PHK, pakai bukti PHK. Pasal 11 Permenaker 4/2022 menerima salah satu dari: tanda terima laporan PHK dari instansi ketenagakerjaan, surat laporan PHK dari pemberi kerja ke instansi itu, pemberitahuan PHK dari pemberi kerja disertai pernyataan kamu tidak menolak PHK, perjanjian bersama yang ditandatangani kedua pihak, atau petikan putusan pengadilan hubungan industrial. Paklaring tidak ada di daftar itu.
3. Kalau kamu mengundurkan diri, tanyakan status kepesertaanmu. Halaman prosedur klaim BPJS Ketenagakerjaan menyebut keterangan pengunduran diri dapat berupa informasi nonaktif peserta pada sistem aplikasi berdasarkan laporan pemberi kerja. Jadi kalau perusahaan sudah menonaktifkan kepesertaanmu, sebagian jalur klaim bisa terbuka tanpa surat fisik. Pastikan langsung ke kantor cabang, jangan berasumsi.
4. Tagih lagi secara tertulis dan berjenjang. Kirim ulang ke HR dengan tembusan pimpinan unit, lampirkan email permintaan pertama, dan sebutkan tenggat baru. Surat yang terlihat terdokumentasi rapi lebih sulit diabaikan.
5. Tempuh perundingan bipartit. Ajak berunding secara resmi dan buat catatan hasilnya. Kalau ada serikat pekerja di perusahaan itu, mintalah mereka mendampingi.
6. Bawa ke dinas tenaga kerja setempat. Pengawasan ketenagakerjaan dijalankan unit kerja tersendiri di pemerintah pusat, provinsi, dan kabupaten atau kota, sesuai Pasal 176 dan Pasal 178 UU Nomor 13 Tahun 2003. Datang ke dinas tenaga kerja di wilayah tempat perusahaan berada, bawa seluruh jejak permintaanmu.
7. Pakai kanal daring Kemnaker. Pengaduan dan pertanyaan bisa disampaikan lewat layanan bantuan Kemnaker.

Satu catatan penutup. Kalau paklaring benar-benar tidak bisa kamu dapatkan, jangan menjadikannya alasan berhenti melamar. Perekrut punya cara lain memverifikasi pengalaman, dari kontak referensi, salinan perjanjian kerja, slip gaji, sampai portofolio hasil kerja. Yang tidak bisa ditawar adalah kejujuran soal periode dan jabatan. Susun riwayatmu dengan jujur di CV lamaran kerja, siapkan alasan resign yang bisa kamu pertanggungjawabkan, lalu mulai lagi dari halaman lowongan kerja.