Gaji Prorata: Rumus, Pembagi 21 atau 25, dan Contoh Hitungannya

Angka di slip gaji bulan pertama hampir selalu mengagetkan. Penyebabnya biasanya bukan pajak atau iuran, melainkan karena bulan itu tidak dijalani penuh. Hal yang sama terjadi saat resign di pertengahan bulan atau mengambil cuti tanpa upah. Masalahnya, banyak pekerja tidak tahu angka pembagi mana yang seharusnya dipakai.

Apa itu gaji prorata dan kenapa boleh dipotong

Prorata berarti dibagi secara sebanding. Dalam pengupahan, gaji prorata adalah upah yang dihitung menurut porsi waktu kerja yang benar-benar dijalani. Perlu diketahui sejak awal: istilah prorata sendiri tidak muncul di naskah PP Nomor 36 Tahun 2021. Yang ada di sana tiga ketentuan yang bila digabung menghasilkan praktik ini. Pilar pertama adalah kapan hak atas upah muncul dan berhenti, diatur Pasal 3 dengan rumusan sama persis seperti Pasal 88A ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 hasil sisipan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023.

Hak Pekerja/Buruh atas Upah timbul pada saat terjadi Hubungan Kerja antara Pekerja/Buruh dengan Pengusaha dan berakhir pada saat putusnya Hubungan Kerja.- Pasal 3 PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

Konsekuensinya jelas. Kalau hubungan kerjamu baru dimulai tanggal 16, kamu tidak punya hak atas upah untuk tanggal 1 sampai 15, dan sebaliknya saat resign. Pilar kedua adalah asas tidak bekerja berarti tidak dibayar: Pasal 93 ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan upah tidak dibayar apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan, dan Pasal 40 ayat (1) PP Nomor 36 Tahun 2021 mengulanginya dengan tambahan frasa tidak masuk bekerja. Pilar ketiga adalah cara mengubah upah bulanan menjadi upah harian.

Rumus gaji prorata dan angka pembaginya

Untuk memotong upah bulanan menjadi porsi harian, kamu butuh nilai upah sehari. Di sinilah banyak orang salah, karena membagi gaji dengan 30 atau dengan hari kalender bulan berjalan. Pembagi yang punya dasar peraturan hanya dua, dan keduanya ada di satu pasal.

Dalam hal Upah ditetapkan secara harian, perhitungan Upah sehari sebagai berikut: a. bagi Perusahaan dengan sistem waktu kerja 6 (enam) hari dalam seminggu, Upah sebulan dibagi 25 (dua puluh lima); atau b. bagi Perusahaan dengan sistem waktu kerja 5 (lima) hari dalam seminggu, Upah sebulan dibagi 21 (dua puluh satu).- Pasal 17 PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

Yang menentukan pembagi bukan berapa hari kamu bekerja, melainkan sistem waktu kerja perusahaan. Pada gaji yang sama, selisihnya bisa ratusan ribu rupiah.

Ada pembagi lain yang sering tertukar, yaitu 126. Angka itu untuk upah per jam pekerja paruh waktu, bukan prorata pekerja penuh waktu. Pasal 16 ayat (4) menetapkan upah per jam sama dengan upah sebulan dibagi 126, dan penjelasan pasalnya menerangkan angka itu berasal dari 29 jam seminggu dikalikan 52 minggu lalu dibagi 12 bulan, serta mendefinisikan bekerja paruh waktu sebagai kurang dari 7 jam sehari dan kurang dari 35 jam seminggu.

Tiga skenario prorata yang paling sering muncul

Prorata dipicu tiga situasi. Dua soal batas hubungan kerja, satu soal ketidakhadiran di luar daftar pengecualian.

Beda penting skenario ketiga: hubungan kerjamu tetap ada, yang hilang hanya upah untuk hari yang tidak dijalani, sehingga hak lain yang melekat pada hubungan kerja tidak ikut berhenti.

Contoh perhitungan bertahap

Contoh 1: masuk di pertengahan bulan

1. Upah sebulan menurut perjanjian kerja: Rp6.300.000.
2. Sistem waktu kerja 5 hari seminggu, jadi pembaginya 21 sesuai Pasal 17 huruf b.
3. Upah sehari: Rp6.300.000 dibagi 21 sama dengan Rp300.000.
4. Hari kerja sejak tanggal mulai hubungan kerja: 11 hari.
5. Rp300.000 dikali 11 sama dengan Rp3.300.000, upah bruto sebelum iuran dan pajak.

Contoh 2: resign di pertengahan bulan, sistem 6 hari kerja

1. Upah sebulan: Rp5.000.000, pembagi 25 sesuai Pasal 17 huruf a.
2. Upah sehari: Rp5.000.000 dibagi 25 sama dengan Rp200.000.
3. Hitung hari kerja sampai tanggal berakhirnya hubungan kerja, bukan sampai surat pengunduran diri dikirim: 14 hari.
4. Rp200.000 dikali 14 sama dengan Rp2.800.000.
5. Hak lain yang jatuh tempo saat hubungan kerja berakhir adalah pos terpisah.

Contoh 3: cuti tanpa upah tiga hari

1. Upah sebulan Rp6.300.000, sistem 5 hari kerja, upah sehari Rp300.000.
2. Pastikan dulu ketidakhadiranmu tidak masuk pengecualian Pasal 40 ayat (2) sampai ayat (5). Kalau masuk, upahmu tidak boleh dipotong sama sekali.
3. Potongannya: Rp300.000 dikali 3 hari sama dengan Rp900.000.
4. Rp6.300.000 dikurangi Rp900.000 sama dengan Rp5.400.000.

Setelah dapat angka bruto prorata, barulah iuran jaminan sosial dan pajak dihitung di atasnya lewat kalkulator gaji bersih atau kalkulator PPh 21.

Ketidakhadiran yang tidak boleh dipotong

Asas tidak bekerja berarti tidak dibayar punya daftar pengecualian, dan daftarnya wajib bagi pengusaha, bukan pilihan. Pasal 40 ayat (2) menyebut empat kelompok alasan, lalu Pasal 41 sampai Pasal 46 mengatur besaran upahnya.

Satu pengecualian sering dilupakan dan justru penting saat pekerjaan sepi. Pasal 40 ayat (2) huruf d menyatakan upah tetap wajib dibayar kalau pekerja bersedia melakukan pekerjaan yang telah dijanjikan tetapi pengusaha tidak mempekerjakannya karena kesalahan pengusaha sendiri atau kendala yang seharusnya dapat dihindari. Jadi kalau kamu diminta tidak masuk karena alasan di sisi perusahaan, itu bukan dasar memotong upahmu.

Kekeliruan umum dan cara memeriksa slip gajimu

• Membagi gaji dengan 30. Angka 30 tidak ada di Pasal 17. Pada gaji Rp6.300.000, membagi dengan 30 menghasilkan Rp210.000 per hari, jauh di bawah Rp300.000 yang seharusnya dipakai di sistem 5 hari kerja.
• Mengira pembagi 21 adalah jumlah hari kerja bulan itu. Keduanya angka acuan tetap. Jumlah hari kerja sebenarnya bisa lebih atau kurang, jadi hasil prorata tidak selalu persis sebanding dengan porsi kalender.
• Memotong hari yang seharusnya dibayar, misalnya cuti tahunan atau cuti melahirkan yang ada di tabel sebelumnya.
• Menganggap tunjangan hari raya ikut rumus yang sama. Pasal 8 ayat (1) menggolongkannya sebagai pendapatan non-upah, dan Pasal 9 ayat (3) menyerahkan tata caranya ke peraturan menteri tersendiri. Hitungannya ada di kalkulator THR.

Memeriksa sendiri jauh lebih mudah daripada memperdebatkannya. Empat langkah ini cukup dilakukan sekali.

1. Buka perjanjian kerjamu dan cari nominal upah sebulan beserta cara pembayarannya. Pasal 54 ayat (1) huruf e Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 mewajibkan perjanjian kerja tertulis memuat keduanya.
2. Pastikan sistem waktu kerja perusahaanmu 5 hari atau 6 hari seminggu, lalu tentukan pembagi 21 atau 25.
3. Hitung upah sehari dan hari kerja yang kamu jalani, lalu bandingkan dengan slip gaji. Kalau berbeda, minta rincian tertulis dari HRD, khususnya angka pembagi dan jumlah hari kerja yang mereka pakai.
4. Kalau perusahaan memakai metode lain, minta ditunjukkan pasalnya di peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Kesepakatan pengupahan tidak boleh lebih rendah dari peraturan perundang-undangan, dan bila lebih rendah, Pasal 88A ayat (5) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 menyatakannya batal demi hukum.

Terakhir, satu hal yang berguna saat menerima tawaran kerja. Kalau tanggal mulai bisa dinegosiasikan, memulai di awal bulan membuat slip pertamamu utuh. Kalau tidak bisa, tanyakan sejak awal berapa perkiraan gaji bulan pertama. Untuk menyusun angka permintaan yang bisa dipertanggungjawabkan, lihat cara menjawab gaji yang diharapkan dan acuan gaji per profesi.