Surat Peringatan Kerja: Aturan SP1, SP2, SP3 dan Masa Berlakunya

Hampir semua penjelasan soal surat peringatan berangkat dari asumsi yang sama: perusahaan wajib memberi SP1, lalu SP2, lalu SP3, baru boleh memecat. Kalau naskah aturannya dibaca langsung, kewajiban itu tidak ada.

Yang benar-benar diatur aturan soal surat peringatan

Sampai 2020, surat peringatan punya pasalnya sendiri: Pasal 161 UU Nomor 13 Tahun 2003. Pasal itu kini sudah dihapus, lewat Pasal 81 angka 53 UU Nomor 6 Tahun 2023, undang-undang yang menetapkan Perppu Cipta Kerja menjadi undang-undang. Pasal 158 sampai Pasal 172 ikut dihapus dalam paket yang sama.

Sebagai gantinya, lewat Pasal 81 angka 45 undang-undang yang sama, disisipkan satu pasal baru di antara Pasal 154 dan Pasal 155, yaitu Pasal 154A. Isinya daftar lima belas alasan PHK, huruf a sampai huruf o. Surat peringatan muncul di huruf k, dan cuma di situ.

Pekerja/Buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan kecuali ditetapkan lain dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.- Pasal 154A ayat (1) huruf k UU Ketenagakerjaan hasil perubahan UU Cipta Kerja, dikutip sama persis di Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021

Subjeknya bukan perusahaan yang diperintah berbuat sesuatu. Yang digambarkan sebuah keadaan: PHK dapat terjadi kalau pekerja melanggar dan sebelumnya sudah diberi SP1, SP2, SP3 berturut-turut. Tiga surat itu pintu masuk ke satu jalur PHK, bukan tangga hukuman wajib. Kalau ketiganya tidak pernah ada, alasan PHK huruf k tidak tersedia.

Perhatikan juga apa yang tidak disebut: perbuatan mana yang bisa kena SP. Naskahnya hanya menunjuk ke perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Daftar pelanggarannya bukan urusan pemerintah.

Masa berlaku SP dan cara menghitung enam bulannya

Angka enam bulan sering disebut tanpa mekanismenya. Rinciannya bukan di batang tubuh, melainkan di Penjelasan Pasal 52 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021.

1. SP pertama berlaku 6 bulan sejak diterbitkan.
2. Kalau pekerja mengulangi pelanggaran saat SP pertama masih berlaku, perusahaan dapat menerbitkan SP kedua, yang juga berlaku 6 bulan sejak terbit. Jamnya diputar ulang, bukan diteruskan dari sisa SP pertama.
3. Kalau pelanggaran terulang lagi, perusahaan dapat menerbitkan SP ketiga (terakhir), berlaku 6 bulan sejak terbit.
4. Kalau dalam masa berlaku SP ketiga pekerja melanggar lagi, di titik itulah perusahaan dapat melakukan PHK.

Ada celah resmi yang memangkas tangga ini. Penjelasan yang sama menyebut perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB dapat memuat pelanggaran tertentu yang dapat diberi peringatan pertama dan terakhir. Satu surat langsung menempatkan pekerja di anak tangga terakhir. Digabung dengan frasa "kecuali ditetapkan lain" di huruf k, ruang gerak dokumen perusahaanmu lebar.

Tahapan dari surat peringatan pertama sampai PHK

Tabel di bawah menyusun urutannya beserta dasar tiap baris, supaya kamu bisa mengeceknya sendiri.

Baris terakhir sering mengejutkan orang: kena PHK setelah SP ketiga bukan berarti pulang tanpa apa-apa. Yang dipotong setengah hanya komponen pesangon, sementara uang penghargaan masa kerja tetap penuh. Rumusnya ada di cara menghitung pesangon.

Kapan perusahaan boleh PHK langsung tanpa surat peringatan

Bisa, dan dasarnya jelas. Pasal 52 ayat (2) PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur PHK karena pelanggaran bersifat mendesak. Pasal 52 ayat (3) menambahkan bahwa PHK ini dapat dilakukan tanpa pemberitahuan sebagaimana dimaksud Pasal 37 ayat (2), jadi jeda 14 hari kerja tidak berlaku.

Ada syarat yang mudah terlewat. Pasal 52 ayat (2) menyebut pelanggaran mendesak sebagai sesuatu yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Kalau dokumen perusahaan tidak menyebut kategori ini, dasarnya lemah. Penjelasannya memakai kata "misalnya", jadi daftar berikut tidak tertutup:

• Penipuan, pencurian, atau penggelapan barang atau uang milik perusahaan.
• Memberikan keterangan palsu atau dipalsukan sehingga merugikan perusahaan.
• Mabuk, minuman keras, narkotika, psikotropika, atau zat adiktif lain di lingkungan kerja.
• Perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja.
• Menyerang, menganiaya, mengancam, atau mengintimidasi teman sekerja atau pengusaha di lingkungan kerja.
• Membujuk teman sekerja atau pengusaha melanggar peraturan perundang-undangan.
• Ceroboh atau sengaja merusak atau membahayakan barang milik perusahaan sehingga menimbulkan kerugian.
• Ceroboh atau sengaja membiarkan teman sekerja atau pengusaha dalam bahaya di tempat kerja.
• Membocorkan rahasia perusahaan, kecuali untuk kepentingan negara.
• Perbuatan lain di lingkungan perusahaan yang diancam pidana penjara 5 tahun atau lebih.

Satu alasan PHK lain juga tidak lewat jalur SP, yaitu mangkir 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis berbukti sah, setelah dipanggil 2 kali secara patut dan tertulis (Pasal 36 huruf j PP Nomor 35 Tahun 2021). Yang diminta di sini surat panggilan, bukan surat peringatan.

Yang tidak diatur satu pasal pun

Bagian ini yang paling berguna, karena banyak orang yakin hal berikut sudah dijamin aturan, padahal naskahnya diam. Baik di UU Ketenagakerjaan hasil perubahan UU Cipta Kerja maupun PP Nomor 35 Tahun 2021, tidak ada ketentuan soal:

• Bentuk dan isi surat peringatan. Tidak ada pasal soal nomor surat, siapa yang berwenang menandatangani, atau informasi apa yang wajib tercantum.
• Tanda tangan pekerja. Tidak ada pasal yang mewajibkannya, dan tidak ada yang menyatakan SP batal kalau tidak ditandatangani.
• Hak didengar sebelum SP terbit. Tidak ada kewajiban memanggil, mengklarifikasi, atau memberi kesempatan membela diri.
• Mekanisme banding internal. Tidak ada pasal yang mengharuskan perusahaan menyediakan jalur keberatan.
• Batas waktu mempersoalkan SP. Tenggang 7 hari kerja di Pasal 39 ayat (1) PP 35/2021 berlaku untuk menolak pemberitahuan PHK, bukan menolak SP.
• Jumlah maksimal SP dalam setahun. Tidak ada batas atas, yang ada hanya masa berlaku tiap surat.

Semua itu seharusnya ada, tapi tempatnya di peraturan perusahaan. Pasal 108 ayat (1) UU Ketenagakerjaan mewajibkan pengusaha dengan sekurang-kurangnya 10 pekerja membuatnya, dan dokumen itu baru berlaku setelah disahkan Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pasal 111 ayat (1) huruf d menyebut tata tertib perusahaan sebagai isi wajibnya, dan di situlah aturan SP hidup.

Contoh isi surat peringatan yang bisa disalin

Karena tidak ada format baku dari pemerintah, mutu surat peringatan sangat bervariasi. Draf di bawah memuat unsur yang membuat sebuah SP bisa diuji kelak. Kalau kamu penerima surat, pakai daftar ini sebagai alat periksa: unsur yang kosong adalah unsur yang bisa kamu tanyakan.

• SURAT PERINGATAN [pertama, kedua, atau ketiga]
• Nomor: [nomor surat sesuai penomoran perusahaan]
• Kepada: [nama lengkap karyawan], [jabatan], [unit kerja]
• Nomor induk karyawan: [nomor induk, kosongkan bila tidak ada]
• Dasar: [nomor pasal dan judul ketentuan yang dilanggar di peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau PKB]
• Uraian peristiwa: [tanggal], [tempat], [uraian singkat perbuatan yang dinilai melanggar]
• Bukti pendukung: [misalnya rekap absensi, laporan atasan, atau berita acara]
• Peringatan sebelumnya: [nomor dan tanggal SP sebelumnya, atau tulis: tidak ada]
• Masa berlaku: [tanggal terbit] sampai [tanggal berakhir], sesuai [pasal masa berlaku di peraturan perusahaan atau PKB]
• Perbaikan yang diminta: [target konkret dan batas waktunya]
• Akibat jika terulang dalam masa berlaku: [sanksi berikutnya menurut peraturan perusahaan atau PKB]
• [kota], [tanggal surat dibuat]
• Diterbitkan oleh: [nama pejabat], [jabatan], [tanda tangan dan stempel perusahaan]
• Diterima oleh: [nama karyawan], [tanggal terima]. Tanda tangan pada kolom ini menyatakan surat telah diterima.

Kalau kamu merasa surat peringatannya tidak berdasar

Perselisihan soal SP hampir selalu berujung pada satu pertanyaan: apakah ketentuan di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB sudah dilaksanakan dan ditafsirkan dengan benar. Itu masuk kategori perselisihan hak menurut Pasal 1 angka 2 UU Nomor 2 Tahun 2004, yaitu perselisihan karena tidak dipenuhinya hak akibat perbedaan pelaksanaan atau penafsiran terhadap peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

1. Minta salinan aturan yang kamu dilanggar. Peraturan perusahaan adalah dokumen yang disahkan pejabat kementerian, bukan kebijakan lisan. Cocokkan pasal yang disebut di SP dengan naskahnya.
2. Sampaikan keberatan tertulis. Bentuknya tidak diatur, tapi catatan bertanggal yang kamu simpan sendiri jadi bukti kalau perkaranya berlanjut.
3. Tempuh perundingan bipartit. Pasal 3 UU Nomor 2 Tahun 2004 mewajibkan jalur ini lebih dulu, selesai paling lama 30 hari kerja. Kalau satu pihak menolak berunding atau tidak ada kesepakatan, bipartit dianggap gagal.
4. Catatkan ke dinas ketenagakerjaan setempat. Pasal 4 ayat (1) meminta pencatatan dilampiri bukti bipartit, kalau tidak berkasmu dikembalikan.
5. Ikuti mediasi. Untuk perselisihan hak, konsiliasi dan arbitrase tidak tersedia karena Pasal 4 ayat (5) dan (6) membatasinya pada jenis perselisihan lain. Berkasmu dilimpahkan ke mediator, yang menurut Pasal 15 harus selesai paling lama 30 hari kerja.
6. Ajukan gugatan kalau tetap buntu. Pasal 81 menentukan gugatan diajukan ke Pengadilan Hubungan Industrial pada Pengadilan Negeri yang daerah hukumnya meliputi tempat kamu bekerja.